Najpierw zgaś kilka pożarów, potem przebrnij przez setkę maili i załatw sprawy niecierpiące zwłoki, zamelduj się na trzech “bardzo ważnych” spotkaniach, po to by pod koniec dnia, w stanie absolutnego zmęczenia materiału spędzić pół godziny na tym co powinno stanowić priorytet pracy rekrutera. Pół godziny na sourcing? Ze złości zaciskasz zęby, bo doskonale wiesz, że kolejny taki dzień odbije się na twoich wynikach. Najwyższa pora zapanować nad twoim czasem.

Zapewne planowaliście spędzić co najmniej kilka godzin na poszukiwaniu i angażowaniu nowych kandydatów, a wyszło jak zwykle. Na szczęście jest kilka sposobów na zwiększenie produktywności w sourcingu. Aby uciec z błędnego koła rekruterskiego chaosu potrzeba odrobiny samodyscypliny i kilku dobrych nawyków.


11 zasad produktywności w sourcingu i rekrutacji


1. Pracuj w blokach czasowych.

Wrzuć do swojego kalendarza powtarzające się bloki.

Zanalizuj, która pora dnia sprzyja twojej produktywności. Dla mnie to poranki, dlatego wtedy staram się wykonywać zadania wymagające najwięcej kreatywności. Popołudnia stanowią dla mnie wyzwanie, dlatego staram się wówczas pracować na zadaniami nieco bardziej powtarzalnymi.

Wrzucając bloki czasowe do kalendarza z wyprzedzeniem nikt nie powinien zakłócić ci dnia niespodziewanym spotkaniem.

Jeśli nie działa na ciebie praca z blokami czasowymi, znajdź jeden dzień w tygodniu kiedy skupiasz się tylko na sourcingu. Żadnych rozmów z kandydatami, pracy nad pobocznych projektach czy spotkań z hiring managerem. Twoją pracą jest znalezienie odpowiedniego kandydata, więc jak możesz tego dokonać, nie priorytetyzując sourcingu?

A tak pewnie wyglądałby mój idealny tydzień pracy.

Picture

2. Deep Work

Stwórz środowisko, które pozwoli ci się w pełni skupić. Wejdź w tryb “deep work” (polecam książkę Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World jako źródło inspiracji).

Na niektórych doskonale działa muzyka, inni wręcz przeciwnie, aby wejść w tryb głębokiej pracy i skupienia, potrzebują absolutnej ciszy.

Jesli jesteś w drugiej grupie zakup słuchawki wyciszające, i w miarę możliwości znajdź miejsce ograniczające liczbę bodźców np. zarezerwuj salkę konferencyjną w której będziesz samotnie pracować przez kilka godzin lub pracuj raz na jakiś czas z domu.

3. Twoja muzyka do sourcingu

Zamiast codziennie marnować energię i czas na poszukiwaniu nowych muzycznych kawałków do pracy, stwórz sobie playlistę do sourcingu (ja wykorzystuję do tego Spotify). Z czasem muzyka z owej playlisty będzie ci się bezwiednie kojarzyć z produktywnym sourcingiem i pomoże ci wejść w tryb głebokiej pracy.

Od czasu do czasu, zamiast muzyki lubię posłuchać podcastów (tutaj znajdziesz listę moich ulubionych). Ze względu na to, że są dużo bardziej angażujące niż zwykłe audio, słucham ich zazwyczaj wykonując pracę bardziej administracyjną jak ustawianie rozmów kandydatów czy wypełnianie raportów.

Ciekawym rozwiązaniem jest aplikacja oparta na badaniach nad produktywnością naukowców z UCLA. Wykazali oni, że większość ludzi nie jest w stanie skoncentrować się więcej niż 20-30 minut w jednym ciągu czasowym. Stworzyli więc aplikację Focus@will (tutaj link) oferującą muzykę wspierającą funkcjowanie mózgu w trybie wysokiej produktywności nawet do 100 minut. Aplikacja jest płatna, ale warto z ciekawości sprawdzić jak (i czy w ogóle) ich muzyka oddziałuje na twoje fale mózgowe.

4. Dbaj o rutynę

Niech twoi współpracownicy znają i szanują twoją rutynę.

Daj znać kolegom dookoła, że jesteś w trybie głębokiej koncentracji i nikt powinien zakłócać twojej pracy. Nie musisz od razu wywieszać transparentu “leave me alone”! Na przykład postaw na monitorze gumową kaczuszkę sygnalizującą, że nie wolno ci przeszkadzać, lub wymyśl inny znak czytelny dla twojego otoczenia. Równocześnie zachowuj się asertywnie i odrzucaj zaproszenia na spotkania, na których masz być jedynie biernym uczestnikiem. Blokując wcześniej swój kalendarz, twoi współpracownicy pomyślą dwa razy zanim poproszą cię o twój czas.

5. Rób przerwy

Jeśli poczujesz sourcingową blokadę daj sobie czas na przetrawienie problemu. Nic nie oczyszcza głowy i daje nowe spojrzenie na problem jak aktywność fizyczna. Nie każdy cieszy się możliwością wyskoczenia na siłownię lub na bieg w parku w czasie pracy, ale koniecznie zadbaj o dawkę ruchu przed lub po pracy. Zainstaluj apkę do liczenia kroków i ustaw swój cel na powyżej 10000 kroków dziennie. Z taką motywacją dużo łatwiej będzie ci przejść jeden przystanek na piechotę i zamiast windy wybrać schody. Codzienna dawka endorfin pomoże w produktywnej pracy i skupieniu na rzeczach najważniejszych.

No, i wysypiaj się!

6. Dyskutuj

Znajdź kogoś z kim możesz podyskutować, wymienić spostrzeżenia na temat danego problemu, spojrzeć na rekrutowane przez ciebie stanowisko z innej perspektywy. Jeśli nie jesteś częścią większego zespołu rekrutacyjnego, a pracujesz inhouse, spróbuj jeszcze raz porozmawiać z hiring managarem lub osobą już zatrudnioną na podobym stanowisku. Zawsze jeszcze możesz spróbować podpytać o po albo nawet podpytać o pomysły na forum branżowym takim jak Poland Sourcing Community.

Możesz też spróbować metody gumowej kaczki ! :)

7. Rozwijaj się poza sourcingiem

Pracuj nad projektami, które nie są związane bezpośrednio z sourcingiem. Osobiście uważam, że nie można być wydajnych skupiając się tylko i jedynie na sourcingu. Dla mnie takimi projektami było stworzenie pierwszego firmowego programu rekrutacji stażystów na stanowisko programistów, zbudowanie wewnętrzengo kompendium wiedzy na temat metod sourcingu dla rekruterów z europejskich oddziałów firmy, a ostatnio zaprojektowanie bota na Facebookowy messenger służący do kontaktu z kandydatami.

Powiesz, że wszystko zależy od tego w jakiej pracujesz firmie i jakie oferuje ci możliwości. Prawda jest taka, że jeśli to ty nie wykażesz proaktywności, nie oczekuj, że ktoś zaproponuje ci pracę nad rozwojowym projektem spoza obszaru twoich kluczowych obowiązków.

8. Notuj pomysły

Zapisuj sourcingowe pomysły, ponieważ ich życie jest bardzo krótkie.

W zależności od preferencji pomysły spisuj w Excelu, Evernote, dokumencie Word czy w tradycyjnym notatniku. W momencie blokady twórczej rzuć okiem na listę pomysłów i sprawdź, czego dawno nie próbowałeś w sourcingu.

Buduj podręczną listę boolean stringów i trzymaj ją w jednym miejscu. Używaj programów typu Text Expander do automatyzacji wrzucania booleanowych stringów, ale i wiadomości do kandydatów. A tutaj przeczytasz więcej o moich ulubionych narzędziach do pracy.

9. Bądź esencjalistą

Zrób jedną rzecz a porządnie. Wedle najnowszych badań multitasking nie wcale nie sprawia, że jesteśmy produktywniejsi. Wiem z autopsji, jak trudno wyłączyć outlooka czy inny program pocztowy pracując z kandydatami. Próbuj tak sterować swoją pracą, aby skupiać się tylko na jednej czynności w danym czasie. W utrzymaniu takkego rygoru pomocne może być także rozbicie procesu na mniejsze zadania i kolejne odhaczanie wykonanych tasków.

I koniecznie przeczytaj Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less.

10. Always follow up!

Zarezerwuj kilka godzin w tygodniu na przejrzenie wiadomości wysłanych do kandydatów w poprzednich tygodniach (zobacz jak wygląda mój piątek w kalendarzu powyżej). Z uporem maniaka szukaj alternatywnego sposobu dotarcia do kandydata (inny email, konto na w mediach społecznościowych czy osobisty mail wysłany przez hiring managera). Dla mnie złotą zasadą jest do trzech razy sztuka.

11. Bądź menadżerem samego siebie i kontroluj swoje metryki.

Na podstawie dotychczasowych danych ustal ile kandydatów powinnaś skontaktować w ciągu tygodnia, aby móc ustawić x rozmów i w konsekwencji oczekiwać daną liczbę ofert. Zwróć uwagę na konwersję kandydatów przez ciebie rekomendowanych w stosunku do liczby złożonych ofert. Dzięki nim możesz kontrolować efektywność i wyniki w skali tygodnia, miesiąca, półrocza. Pod koniec dnia “only data wins arguments”.